Chính sách bảo mật

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng khi cá nhân, cửa hàng, kho vận hành hoặc tổ chức truy cập website, đăng ký tài khoản hay sử dụng các tính năng của FITTECH. “FITTECH”, “chúng tôi” hoặc “nền tảng” trong chính sách này chỉ đơn vị vận hành sản phẩm FITTECH tại tên miền fittech.vn.

Việc sử dụng dịch vụ phải đi cùng với các thông báo quyền riêng tư hiển thị tại thời điểm một tính năng cần thêm dữ liệu hoặc quyền truy cập.

2. Dữ liệu được xử lý

Thông tin tài khoản và liên hệ

• Họ tên, số điện thoại, email, thông tin cửa hàng hoặc đơn vị sử dụng.
• Tài khoản đăng nhập, vai trò, quyền truy cập, cửa hàng hoặc kho được phân công.
• Nội dung trao đổi khi người dùng yêu cầu hỗ trợ hoặc gửi phản hồi.

Dữ liệu vận hành

• Mã vận đơn, loại phiên quay, cửa hàng hoặc kho, người thao tác và thời điểm thực hiện.
• Video bằng chứng, thông tin tệp, trạng thái tải lên, thời hạn lưu và lịch sử xuất dữ liệu.
• Nhật ký truy cập, sự kiện bảo mật, thông tin trình duyệt, thiết bị và địa chỉ mạng cần thiết để vận hành, khắc phục lỗi và phòng chống lạm dụng.
• Dữ liệu đơn hàng nhận từ sàn thương mại điện tử khi người bán kết nối gian hàng, mô tả tại mục 5.

FITTECH không yêu cầu người dùng cung cấp dữ liệu không cần thiết cho chức năng đang sử dụng.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Dữ liệu được xử lý để cung cấp và duy trì dịch vụ, xác thực người dùng, phân quyền theo vai trò, ghi nhận video theo mã vận đơn, tìm kiếm và xuất bằng chứng, quản lý dung lượng, hỗ trợ khách hàng, xử lý sự cố, bảo vệ hệ thống và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý áp dụng.

Dữ liệu tổng hợp hoặc đã loại bỏ khả năng nhận diện có thể được sử dụng để đo lường độ ổn định, cải thiện trải nghiệm và lập kế hoạch năng lực hệ thống.

4. Kết nối Google Drive

Google Drive là tính năng tùy chọn. FITTECH chỉ yêu cầu quyền khi chủ tài khoản chủ động bắt đầu quá trình kết nối và Google hiển thị màn hình xin phép.

Dữ liệu nhận từ Google và lưu trong FITTECH

FITTECH nhận và lưu email, mã định danh tài khoản Google để xác định tài khoản sở hữu tệp; access token, refresh token, phạm vi quyền và thời điểm hết hạn để duy trì kết nối; mã và tên thư mục, mã tệp, liên kết xem, trạng thái chia sẻ và lịch sử đồng bộ để tải video lên, hiển thị tiến trình và hỗ trợ xử lý lỗi. Access token và refresh token được mã hóa khi lưu trong database.

Nội dung video được lấy từ video mà cửa hàng đã lưu trên FITTECH để tải bản sao sang Drive. Kết nối này không dùng để quét hoặc tải toàn bộ nội dung Google Drive. FITTECH không yêu cầu mật khẩu tài khoản Google.

Xuất dữ liệu theo yêu cầu khách hàng

Khi người có quyền yêu cầu lưu video hoặc bật cấu hình đồng bộ, FITTECH tạo bản sao trong Google Drive đã kết nối, cập nhật trạng thái và cung cấp liên kết. Đối với thao tác lưu video để chia sẻ bằng chứng, hệ thống bật quyền “ai có link đều xem được” sau khi tải lên. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem tệp; người dùng có thể giới hạn lại quyền hoặc xóa tệp trong Google Drive. Thông tin chia sẻ này được hiển thị trước thao tác lưu video.

Sao lưu vận hành nội bộ

FITTECH có thể sử dụng một tài khoản Google Drive do đơn vị vận hành kiểm soát để lưu bản backup database đã nén và mã hóa. Luồng nội bộ này được tách khỏi kết nối Google Drive của khách hàng; file backup không được ghi vào Drive cá nhân của khách hàng.

Token và ngắt kết nối

Thông tin ủy quyền OAuth được lưu trong thời gian kết nối còn hoạt động. Khi người dùng ngắt kết nối trong Cài đặt, FITTECH gửi yêu cầu thu hồi quyền đến Google và xóa access token, refresh token của kết nối đó khỏi database đang hoạt động, kể cả khi không liên lạc được với Google. Email, mã tài khoản và lịch sử đồng bộ có thể còn trong hồ sơ vận hành; người dùng có thể yêu cầu xóa qua email liên hệ bên dưới. Người dùng cũng có thể thu hồi quyền trực tiếp tại trang quản lý ứng dụng của Tài khoản Google.

Việc ngắt kết nối hoặc thu hồi quyền không tự động xóa tệp đã lưu hay thay đổi quyền chia sẻ của tệp đó. Người dùng tiếp tục quản lý các tệp trong Google Drive.

Việc FITTECH sử dụng thông tin nhận từ Google APIs tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm các yêu cầu về Limited Use.

5. Kết nối sàn thương mại điện tử (TikTok Shop, Shopee)

Kết nối sàn là tính năng tùy chọn. Theo mặc định, chỉ Chủ tài khoản FITTECH kết nối được gian hàng; Chủ có thể cấp quyền này cho Quản lý hoặc Nhân viên. Người bán phải đồng ý trên trang ủy quyền của sàn. FITTECH chỉ đọc dữ liệu đơn hàng; không tạo, sửa, hủy đơn và không thay đổi sản phẩm, giá hay tồn kho trên sàn. Hiện FITTECH đọc đơn từ TikTok Shop; kết nối Shopee áp dụng cùng chính sách này khi được bật.

Dữ liệu nhận qua API của sàn

• Mã đơn hàng, trạng thái đơn, trạng thái hủy, thời điểm tạo, cập nhật và hủy đơn.
• Sản phẩm trong đơn: tên sản phẩm, phân loại, mã SKU, số lượng, quà tặng.
• Mã kiện hàng, mã vận đơn, tên đơn vị vận chuyển.
• Tên người nhận: FITTECH tự che ngay khi nhận và chỉ lưu bản đã che, ví dụ “Nguyễn Văn An” thành “N***n”. Tên đầy đủ không được ghi vào database, nhật ký hay thông báo.
• Tên và mã gian hàng, access token, refresh token, thời hạn ủy quyền để duy trì kết nối. Token được mã hóa khi lưu trong database.
• Thông báo sàn gửi khi đơn hoặc kiện hàng đổi trạng thái, khi đơn bị hủy, khi người bán thu hồi quyền hoặc khi ủy quyền sắp hết hạn. FITTECH chỉ giữ các trường cần để xử lý: mã gian hàng, mã đơn, mã kiện hàng, trạng thái đơn, cờ tạm giữ, mã và trạng thái yêu cầu hủy, bên yêu cầu hủy, loại và bên cập nhật kiện hàng, các mốc thời gian, nội dung thông báo thu hồi quyền hoặc hết hạn ủy quyền. FITTECH không giữ dữ liệu người mua từ thông báo.

Dữ liệu không lưu

FITTECH không lưu số điện thoại, địa chỉ, email, biệt danh hay ảnh đại diện của người mua nhận qua API sàn. Các trường này bị bỏ ngay khi xử lý, không ghi vào database, nhật ký hay thông báo lỗi.

Mục đích sử dụng

• Xác minh đóng hàng: khi quét mã vận đơn, hiện sản phẩm, số lượng, trạng thái để nhân viên đối chiếu.
• Cảnh báo và chặn đóng hàng, xuất hàng với đơn đã hủy, đang hủy hoặc đang chờ sàn xác nhận.
• Gắn video đóng hàng với đúng đơn để người bán tra cứu khi có khiếu nại.

Dữ liệu đơn chỉ dùng cho các mục đích trên. FITTECH không bán dữ liệu này, không dùng cho quảng cáo, không dùng để huấn luyện mô hình AI và không cung cấp cho khách hàng khác.

Người xem được dữ liệu

Trong tài khoản của người bán, theo mặc định Chủ và Quản lý xem được danh sách đơn sàn; Chủ có thể cấp hoặc bỏ quyền này cho từng vai trò. Chủ xem đơn của mọi gian hàng. Người khác chỉ xem đơn của gian hàng dùng chung cho mọi cửa hàng và gian hàng gắn với cửa hàng được phân công. Người không có quyền này chỉ thấy thông tin của đơn vừa quét khi đóng hàng, xuất hàng. Dữ liệu đơn của mỗi khách hàng nằm trong database riêng của khách hàng đó.

Thời hạn giữ và xóa

• Khi còn kết nối: mỗi đơn được giữ tối đa 90 ngày kể từ lần cập nhật cuối, sau đó tự động xóa.
• Thông báo từ sàn được giữ tối đa 30 ngày; thông báo xử lý lỗi được giữ tối đa 90 ngày để điều tra.
• Khi người bán ngắt kết nối trong FITTECH hoặc thu hồi quyền trên sàn: token bị xóa ngay; dữ liệu đơn bị khóa ngay và bị xóa khỏi hệ thống đang hoạt động trong vòng 24 giờ, thường chỉ sau vài phút.
• Dữ liệu đơn đã xóa có thể còn trong bản sao lưu database (mục 6) cho đến khi bản sao lưu đó hết hạn. Nếu phục hồi từ bản sao lưu, FITTECH xóa lại dữ liệu đơn đã xóa trước đó.
• Mỗi lần xóa dữ liệu đơn đều được ghi nhật ký gồm số bản ghi, lý do và thời điểm.

Ngắt kết nối trong FITTECH không tự thu hồi quyền của ứng dụng trên sàn. Người bán thu hồi quyền trong trang quản lý ứng dụng của Seller Center.

Video đóng hàng

Video do người bán tự quay bằng camera của mình. Khung hình có thể thấy nhãn vận đơn, trên nhãn có thể có tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận. Những thông tin này chỉ nằm trong hình ảnh; FITTECH không lấy chúng qua API sàn và không trích xuất chúng từ video. Người bán chịu trách nhiệm khi chia sẻ video cho người khác. Video được giữ theo gói dịch vụ và không bị xóa theo lịch xóa dữ liệu đơn.

Vai trò của FITTECH

Với dữ liệu đơn hàng và người mua nhận từ sàn, người bán là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân. FITTECH là bên xử lý dữ liệu cá nhân thay người bán, chỉ trong phạm vi và mục đích nêu trên, theo điều khoản xử lý dữ liệu. Việc sử dụng dữ liệu nhận từ sàn còn tuân theo điều khoản dành cho nhà phát triển của từng sàn.

Yêu cầu xóa

Người bán có thể ngắt kết nối bất cứ lúc nào tại Cài đặt & kết nối › Kết nối. Để yêu cầu xóa sớm dữ liệu đơn, gửi email đến fittechvietnam.cskh@gmail.com, nêu tài khoản và gian hàng. Người mua muốn xem hoặc xóa dữ liệu đơn của mình có thể liên hệ người bán hoặc gửi email này; FITTECH phối hợp với người bán để xử lý.

6. Lưu trữ và thời hạn giữ dữ liệu

Dữ liệu tài khoản và dữ liệu vận hành được lưu trong thời gian tài khoản hoạt động, trong thời hạn của gói dịch vụ hoặc lâu hơn khi cần giải quyết tranh chấp, bảo vệ hệ thống và thực hiện nghĩa vụ pháp lý. Thời hạn lưu video phụ thuộc cấu hình và gói dịch vụ được thông báo cho khách hàng.

Đối với kế hoạch sao lưu database nội bộ, thời hạn giữ dự kiến là 7 ngày với một bản mỗi ngày, được mã hóa trước khi đưa ra kho lưu trữ ngoài máy chủ. Lịch sao lưu và xóa bản cũ phải được thiết lập khi triển khai. Bản sao lưu có thể còn chứa dữ liệu đã xóa trên hệ thống đang hoạt động cho đến khi hết thời hạn giữ; nếu phục hồi, các yêu cầu xóa hợp lệ phải được áp dụng lại.

Khi nhận được yêu cầu xóa hợp lệ, FITTECH sẽ xử lý trong phạm vi kỹ thuật và pháp lý cho phép. Một số bản ghi bảo mật, kế toán hoặc nhật ký bắt buộc có thể được giữ đến hết thời hạn áp dụng.

7. Chia sẻ dữ liệu

FITTECH không bán dữ liệu cá nhân và không sử dụng dữ liệu Google Drive cho quảng cáo. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với nhà cung cấp hạ tầng, lưu trữ, truyền tải hoặc hỗ trợ kỹ thuật chịu nghĩa vụ bảo mật; với người dùng được phân quyền trong cùng tổ chức; theo chỉ dẫn của người dùng; hoặc khi pháp luật yêu cầu.

Luồng lưu video để chia sẻ bằng chứng bật chế độ “ai có link đều xem được”. Người dùng chịu trách nhiệm lựa chọn người nhận liên kết và có thể thay đổi quyền trong Google Drive.

Dữ liệu nhận từ Google APIs không được dùng để huấn luyện mô hình AI hoặc máy học dùng chung. Nhân sự chỉ được đọc dữ liệu Google khi người dùng đồng ý cho hỗ trợ một trường hợp cụ thể, khi cần xử lý sự cố bảo mật, theo yêu cầu pháp luật hoặc trong các trường hợp được Google API Services User Data Policy cho phép.

8. Biện pháp bảo mật

FITTECH áp dụng kiểm soát truy cập theo vai trò, giới hạn quyền OAuth và mã hóa token khi lưu. Môi trường triển khai phải sử dụng HTTPS cho việc truyền dữ liệu và mã hóa các bản sao lưu database. Quyền tiếp cận dữ liệu của nhân sự và nhà cung cấp được giới hạn theo mục đích đã nêu trong chính sách, bao gồm giới hạn riêng đối với dữ liệu Google.

Không có hệ thống nào loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Người dùng cần bảo vệ tài khoản, thiết bị, mật khẩu và thông báo sớm cho FITTECH khi phát hiện truy cập bất thường.

9. Quyền của người dùng

Tùy theo quan hệ dịch vụ và pháp luật áp dụng, người dùng có thể yêu cầu xem, cập nhật, sửa, hạn chế xử lý, thu hồi sự đồng ý hoặc xóa dữ liệu cá nhân. FITTECH có thể cần xác minh người yêu cầu để bảo vệ dữ liệu trước khi thực hiện.

Việc thu hồi quyền Google Drive không tự động xóa các tệp đã được tạo trong Drive của người dùng. Người dùng tiếp tục quản lý và xóa các tệp đó trực tiếp trong Google Drive.

Để yêu cầu xóa thông tin kết nối Google, lịch sử đồng bộ hoặc dữ liệu cá nhân lưu trên FITTECH, gửi email đến fittechvietnam.cskh@gmail.com, nêu tài khoản/cửa hàng và phạm vi dữ liệu cần xóa. Không gửi mật khẩu hoặc token. FITTECH xác minh quyền yêu cầu, thông báo kết quả và giải thích nếu có dữ liệu phải tiếp tục lưu theo nghĩa vụ áp dụng.

10. Cookie và lưu trữ cục bộ

FITTECH có thể sử dụng cookie hoặc cơ chế lưu trữ cục bộ cần thiết để duy trì phiên đăng nhập, ghi nhớ lựa chọn giao diện, bảo vệ phiên làm việc và hỗ trợ hàng đợi tải lên. Người dùng có thể xóa dữ liệu trình duyệt, nhưng một số chức năng có thể cần đăng nhập hoặc thiết lập lại.

11. Thay đổi chính sách

FITTECH có thể cập nhật chính sách khi tính năng, cách xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp lý thay đổi. Phiên bản mới sẽ hiển thị ngày cập nhật trên trang này. Với thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền hoặc mục đích sử dụng dữ liệu, FITTECH sẽ cung cấp thông báo phù hợp trước khi áp dụng khi cần thiết.

12. Liên hệ

Nếu có câu hỏi về chính sách, dữ liệu cá nhân hoặc kết nối Google Drive, vui lòng liên hệ FITTECH:

13. Marketplace integrations (TikTok Shop, Shopee)

This section is the English version of Section 5.

Marketplace integration is optional. By default, only the FITTECH account Owner can connect a shop; the Owner can grant this permission to Managers or Staff. The seller must approve the connection on the marketplace authorization page. FITTECH only reads order data. It does not create, change or cancel orders, and does not change products, prices or stock on the marketplace. FITTECH currently reads orders from TikTok Shop; the Shopee integration follows this same policy when it is enabled.

Data received through the marketplace API

• Order ID, order status, cancellation status, order creation, update and cancellation times.
• Order items: product name, variation, SKU, quantity and gift items.
• Package ID, tracking number and shipping provider name.
• Recipient name: FITTECH masks it as soon as it is received and stores only the masked value, for example “Nguyễn Văn An” becomes “N***n”. The full name is never written to the database, logs or notifications.
• Shop name and shop ID, access token, refresh token and authorization expiry, used to keep the connection active. Tokens are encrypted in the database.
• Notifications the marketplace sends when an order or package status changes, when an order is cancelled, when the seller revokes access or when the authorization is about to expire. FITTECH keeps only the fields needed to process them: shop ID, order ID, package ID, order status, on-hold flag, cancellation ID and status, who requested the cancellation, package update type and role, timestamps, and the message text of revocation or expiry notices. FITTECH keeps no buyer data from these notifications.

Data not stored

FITTECH does not store the buyer’s phone number, address, email, nickname or avatar received through the marketplace API. These fields are discarded during processing and are not written to the database, logs or error reports.

Purpose

• Packing verification: when a tracking number is scanned, show the items, quantities and status so staff can check the parcel.
• Warn and block packing and outbound scanning for orders that are cancelled, being cancelled or on hold by the marketplace.
• Link each packing video to the correct order so the seller can find it when handling a dispute.

Order data is used only for these purposes. FITTECH does not sell this data, does not use it for advertising, does not use it to train AI models and does not share it with other customers.

Who can see the data

Within the seller’s account, the Owner and Managers can see the marketplace order list by default; the Owner can grant or remove this permission for each role. The Owner sees orders of every shop. Other users see only orders of shops shared by all stores and of shops linked to the stores assigned to them. Users without this permission see only the order they have just scanned when packing or shipping out. Each customer’s order data is kept in that customer’s own database.

Retention and deletion

• While connected: each order is kept for up to 90 days after its last update, then deleted automatically.
• Marketplace notifications are kept for up to 30 days; notifications that failed processing are kept for up to 90 days for investigation.
• When the seller disconnects in FITTECH or revokes access on the marketplace: tokens are deleted immediately; order data is locked immediately and deleted from live systems within 24 hours, usually within minutes.
• Deleted order data may remain in a database backup (Section 6) until that backup expires. If data is restored from a backup, FITTECH deletes the previously deleted order data again.
• Every deletion of order data is logged with the number of records, the reason and the time.

Disconnecting in FITTECH does not revoke the app’s access on the marketplace. The seller can revoke access in the app management page of Seller Center.

Packing videos

Videos are recorded by the seller with the seller’s own camera. A shipping label may be visible in the frame, and the label may show the recipient’s name, phone number and address. This information exists only in the video image; FITTECH does not obtain it through the marketplace API and does not extract it from videos. The seller is responsible for sharing videos with others. Videos are kept according to the service plan and are not affected by the order data deletion schedule.

FITTECH’s role

For order and buyer data received from the marketplace, the seller is the data controller. FITTECH is a data processor acting on the seller’s behalf, only within the scope and purposes above, under the data processing terms (in Vietnamese). Use of marketplace data also follows each marketplace’s developer terms.

Deletion requests

The seller can disconnect at any time in Cài đặt & kết nối › Kết nối (Settings & integrations › Integrations). To request early deletion of order data, email fittechvietnam.cskh@gmail.com with the account and shop name. Buyers who want to access or delete their order data can contact the seller or email this address; FITTECH works with the seller to handle the request.

Company: Công ty TNHH DV Fittech, 307/9 Bàu Cát, Bảy Hiền Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam. Phone: +84 70 456 3979.